Akuntansi dan Teknologi Informasi

Akuntansi Dan Teknologi Informasi

Akuntansi dan Teknologi Informasi

            Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi dalam perusahaan. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas asset perusahaan.

            Kemajuan pesat TI sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan aplikasi ilmu akuntansi. Munculnya istilah enterprise systems, e-business, business intelligence, conforming to assurance and compliance standards, IT governance, business continuity management, privacy management, business process improvement, mobile and remote computing, XBRL, dan knowledge management menunjukkan bahwa dunia akuntansi akan semakin kompleks, tidak hanya berkutat pada jurnal dan penyusunan laporan keuangan saja. Ini membuat dunia akuntansi lebih menarik! Peran akuntan dapat meliputi 3 bidang:

1.      Perancang

2.      Pengguna

3.      Pemeriksa (auditor)

Dalam konteks ilmu system informasi akuntansi diperlukan pemahaman mengenai database, pelaporan yang baik, pengendalian, business operation, pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan manajemen, pengembangan dan penggunaan system, komunikasi, dan pemahaman prinsip akuntansi dan audit.

Setiap system informasi akan melaksanakan 5 fungsi utamanya yaitu:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan

2.      Memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen

3.      Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

4.      Mengendalikan control data yang cukup sehingga asset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga

Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.

OTOMASI KANTOR

Mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar perusahaan.

SISTEM ELEKTRONIK FORMAL

Didokumentasikan dengan suatu system prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Para pengguna OA:

1.      Manajer

2.      Profesional

3.      Sekretaris

4.      Pegawai administrasi

Aplikasi otomatisasi kantor:

1.      Pengolahan kata (word processing)

2.      Surat elektronik (e-mail)

3.      Voice mail

4.      Kalender elektronik (electronic mail)

5.      Konferensi audio

6.      Konferensi video

7.      Konferensi computer

8.      Transmisi faximile (FAX)

9.      Videotext

10.  Desktop publishing

1.      PENGOLAHAN KATA

Penggunaan alat elektronik yang secra otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah  dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2.      SURAT ELEKTRONIK

Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.

3.      VOICE MAIL

Memerlukan computer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4.      KALENDER ELEKTRONIK

Penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan mengambil kelender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

5.      KONFERENSI AUDIO

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konferensi. Conference call merupakan bentuk pertama konferensi audio yang masih digunakan.

Daya tarik koenferensi audio:

1.      Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hamper semuaa perusahaan

2.      Orang-orang merasa santai berbicara di telepon

3.      Dapat disiapkan dalam beberapa menit.

Membuat konferensi audio lebih efisien:

1.      Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai moderator

2.      Jumlah peserta tidak terlalu banyak

3.      Salinan dari agenda konferensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX

4.      Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya

5.      Rekaman konferensi harus disimpan

6.      Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta

6    KONFERENSI VIDEO

Penggunaan peralatan televise untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

7    KONFERENSI KOMPUTER

Penggunaan jaringan computer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8    TRANSMISI FAXIMILE

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung lain.

FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah secara mudah dan cepat.

9    VIDEOTEX

Penggunaan computer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

10  DESKTOP PUBLISHING

Penggunaan computer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah subsistem dari system informasi yang bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi keuangan dari kejadian bisnis.

Tiga peran akuntan dalam SIA adalah sebagai user, designer, dan auditor. Sebagai user atau pemakain system, akuntan harus bisa memastikan bahwa system baru berisi ciri-ciri (features) yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan/tugas/fungsinya dalam organisasi. Dengan kata lain, para akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para professional/spesialis system yang merancang system mereka. Karena itu, akuntan sebagai pemakai system harus mengetahui bagaimana system dikembangkan, teknik-teknik yang digunakan dalam pengembangan system, dan teknologi yang akan digunakan dalam system yang baru.

Salah satu faktor keberhasilan/kesuksesan dalam  perancangan suatu system informasi adalah dengan melibatkan pemakai system tersebut. Akuntan sebagai pemakai system informasi akuntansi harus dilibatkan dalam perancangan system karena akuntan mempunyai pengetahuan mengenai prinsip-prinsip akuntansi, prinsip-prinsip pengauditan, teknik-teknik system informasi, dan metode pengembangan system. Perancangan system merupakan upaya kolaborasi antara akuntan dengan professional/spesialis system. Akuntan bertanggung jawab untuk system konseptualnya sedangkan professional/spesialis system bertanggung jawab untuk system fisiknya. Sebagai contoh: manajer departemen kredit akan membutuhkan informasi mengenai kredit kepada para pelanggan untuk mendukung keputusan yang akan dibuatnya. Akuntan menentukan hakikat informasi yang diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi yang perlu diterapkan. Professional/spesialis system menentukan teknologi yang paling ekonomis dan efektif untuk mendapatkan, memproses dan menghasilkan infromasi tersebut.

Informasi dari laporan yang dihasilkan SIA harus sesuai dengan kualitas suatu informasi. Salah satunya adalah keandalan data SIA yang akan menghasilkan laporan keuangan tersebut. Baik auditor internal maupun auditor eksternal/public accountant melakukan pengauditan SIA untuk menyediakan kepastian (assurance) mengenai informasi yang terkandung pada laporan keuangan tersebut. Akuntan sebagai auditor perlu mengetes system kontrolnya, menilai efisiensi dan efektifitas system, dan berpartisipasi dalam proses pengembangan system. Agar lebih efektif melakukan pekerjaannya, auditor harus memiliki pengetahuan teknik pengembangan system, pengendalian, tekonolgi yang digunakan, dan perancangan dan pengoperasian SIA.

1.      PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan system dapat berarti menyusun suatu system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada.

Sebab perlunya pengembangan system:

-          Adanya permasalahan (problems) yang timbul pada system yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

Ketidak beresan yang menyebabkan system lama tidak beroperasi sesuai dengan yang diharapkan ketidak beresan ini dapat berupa:

a.       Kecurangan yang disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta

b.      Kesalahan yang tidak disengaja

c.       Tidak efisiennya operasi

d.      Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang berlaku

-          Untuk meraih kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya.

-          Adanya instruksi-instruksi (directives)

2.      PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

Prinsip pengembangan system:

-          Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

-          Sistem yang dikembangkan adalah untuk investasi modal yang besar.

Setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

-          Semua alternative yang ada harus diinvestigasi:

-          Investor harus memeriksa semua alternative yang ada dengan melihat opportunity cost dari masing-masing alternative

Investasi yang terbaik harus bernilai:

Manfaat (benefit) atau hasil baliknya harus lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost benefit analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.

-          System yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

Seperti analis system, manajer system dan programmer, serta user yang dididik dengan diberikan on-the-job-training.

-          Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system

Proses pengembangan system umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja & melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk menjalankannya. Siklus pengembangan system (system development cycle (SDLC)) umumnya menunjukkan tahap-tahap kerja yang  harus dilakukan.

-          Proses pengembangan system tidak harus urut

-          Jangan takut membatalkan proyek

-          Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

3.      TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM

Tahapan utama siklus hidup pengembangan system terdiri dari:

-          Perencanaan system

-          Analisis system

-          Perancangan system

-          Seleksi system

-          Implementasi & pemeliharaan system

Tahapan-tahapan diatas sebenarnya merupakan tahapan didalam pengembangan teknik.

Siklus hidup pengembangan system dengan langkah-langkah utamanya adalah sebagai berikut:

4.      PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan system yaitu:

-          Dipandang dari metodologi yang digunakan:

Pendekatan klasik: disebut juga pengembangan tradisional/konvensional adalah pengembangan system dengan mengikuti tahapan pada system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan system akan berhasil bila mengikuti tahapan pada system life cycle. Tetapi pada kenyataannya pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu system informasi yang sukses dan akan timbul beberapa permasalahan diantaranya adalah:

1.      Pengembangan perangkat lunak menjadi sulit

2.      Biaya perawatan atau pemeliharaan system menjadi lebih mahal

3.      Kemungkinan kesalahan system besar

4.      Keberhasilan system kurang terjamin

5.      Masalah dalam penerapan system

Pendekatan terstrukur: pendekatan ini dimulai pada tahun 1970, dan dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan system.

a.       Dipandang dari sasaran yang dicapai:

-          Pendekatan sepotong: pendekatan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu.

-          Pendekatan system: pendekatan yang menekankan pada system informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi.

b.      Dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari system:

-          Pendekatan bawah naik

Pendekatan dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. (merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik disebut juga data analisis).

-          Pendekatan atas turun

Dimulai dari level atas yaitu level perecanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi, lalu proses turun ke pemrosesan transasksi (merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur disebut juga decision analysis).

5    METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Metodologi adalah: kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni, atau disiplin lainnya.

Metode adalah: suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu.

Metodologi pengembangan system yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh:

-          Penulis buku

-          Peneliti

-          Konsultan

-          System house

-          Pabrik software

IMPLEMENTASI TI AKUNTANSI DAN SOFTWARE PENDUKUNG

Sistem Informasi Akuntansi

Dengan menerapkan system komputerisasi akuntansi, maka akan mempercepat proses penyajian analisa dan laporan keuangan karena aplikasi komputerisasi akuntansi diciptakan untuk mengotomatisasi transaksi-transaksi akuntansi kedalam sebuah laporan dan analisa laporan untuk mendukung pengambilan keputusan sehubungan dengan keadaaan keuangan perusahaan dalam suatu periode akuntansi.

Saat ini telah banyak tersedia aplikasi komputerisasi akuntansi yang integral, diantaranya Myob Premier V.7.5 yang berorientasi pada penggunaan multi user, multi currency dan jaringan. Aplikasi ini diciptakan dengan user friendly dengan system pencatatan real time, sehingga mudah menggunakannya dan data yang dihasilkan selalu ter-update, maka analisa dan laporan keuangan dapat diperoleh dengan akurat, efektif dan efisien. System komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual kini digantikan oleh computer, hal ini tentunya memberikan dampak yang positif dan negative bagi perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah dan cepat serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam menyusun laporan keuangan, disisi lain membawa dampak negative yaitu terjadinya pengurangan tenaga kerja.

Peranan teknologi informasi

Software akuntansi

Software akuntansi ini mampu mempermudah pembukuan karena seluruh jurnal akuntansi dan laporan keuangan dibuat secara otomatis, sehingga pengoperasiannya cukup memerlukan orang yang mengerti teori akuntansi secara umum.

Aplikasi ini berfungsi untuk mendukung proses pencatatan pembukuan keuangan staff akunting. Software ini menghasilkan laporan keuangan seperti Buku Besar, Neraca, Laba/Rugi, dll.

Jenis laporan akuntansi yang dibuat:

1.      Daftar perkiraan

2.      Jurnal transaksi

3.      Buku besar

4.      Buku besar pembantu

5.      Trial balance

6.      Neraca harian

7.      Neraca

8.      Laba/rugi

MYOB

MYOB Accounting Software adalah software akuntansi yang sangat powerful dan mudah digunakan oleh siapa saja. Jika anda mengelola sendiri bisnis anda, MYOB Accounting Software akan membantu anda dalam:

- menghemat waktu dalam mengelola dan menjalankan pembukuan

- mengerti lebih dalam bisnis anda

-mengelola barang dagangan anda

Sangat cocok untul owner-operator, MYOB Accounting Sofware membantu anda dalam proses penjualan dan pembelian, track piutang dagang (receivable), hutang dagang (payables) dan pajak (GST), email your quotes dan invoice dan banyak lagi – semuanya hanya dengan meng-klik beberapa tombol saja.

MYOB Accounting Software memudahkan anda dalam mendesign accounting process sesuai dengan kehendak anda sehingga lebih mudah digunakan ketika mencari informasi tentang bisnis anda. Dengan MYOB Accounting’s powerful inventory management system, anda akan dapat dengan mudah mengetahui secara tepat jumlah stock jumlah pemesanan dan beberapa yang sudah komit (committed).

SUMBER : DARI BERBAGAI ARTIKEL